Para hablar de las actividades de un almacén primero debemos definir qué es un almacén. Los almacenes son recintos estructurados y planificados para llevar a cabo funciones de resguardo tales como la recepción, el control, la conservación, custodia y expedición de mercancías y productos.
Los almacenes también funcionan como centros de recepción, tenencia y envío de mercancías y productos hasta que sean cargados para después ser enviados a otra parte. Dependiendo del giro de la empresa que opera el almacén, éste puede satisfacer las necesidades de una empresa individual o almacenar mercancía de múltiples empresas.
Ahora que ya conocemos la definición del almacén, mencionaremos las funciones mínimas que debemos tener en cuenta para el correcto resguardo de nuestras mercancías.
Recepción de productos.
El primer paso comienza con el análisis exhaustivo de los productos que se reciben en el almacén. Dicho análisis debe tener en cuenta las dimensiones y el peso de las unidades de carga, la consistencia del empaque o embalaje, la frecuencia de llegada y la cantidad de mercancía recibida en cada envío.
Suelen darse dos situaciones: o bien todas las unidades tienen las dimensiones y el peso adecuados para su almacenaje directo o bien, una buena parte no posee estas características y necesitan una modificación previa a su ubicación.
En ambos casos el almacén central ha de estar preparado para recibir, preparar y alojar cualquier tipo de mercancía y, por lo tanto, deberá estar provisto de uno o varios muelles, rampas y medios mecánicos para la descarga de los camiones, una zona de recepción y, cuando sea necesario, otra de preparación de pedidos.
Control de calidad
Una correcta gestión de la calidad consiste en la comprobación de que cada objeto o producto que se encuentra en el paquete corresponde con lo que aparece en los registros de los transportistas. De esta manera, evitamos perder mercancías; debemos contar con un control completo de lo que tenemos.
Un segundo aspecto del que debe ocuparse el control de calidad es el de la comprobación de que el envase es lo suficientemente resistente como para soportar el tiempo y las condiciones previstas de almacenamiento. En este punto es cuando se procede, si así se requiere, a la modificación del embalaje para adaptarlo a las características del almacén. Esto se lleva a cabo, sobre todo, cuando se trata de un almacén que recibe mercancías de diversas procedencias o proveedores.
Gestión y control de inventarios
Después del control de calidad se procede a un recuento de los productos y una vez efectuado este, se introducen los datos en el ordenador central. En el caso de que se detecte alguna discrepancia entre la mercancía y el registro del transportista que la acompaña, se deberá efectuar inmediatamente una reclamación al centro de fabricación o al proveedor correspondiente.
Una vez introducida la entrada de la carga en el ordenador, este debe informar de la ubicación precisa que asigna a cada unidad, conforme a la programación de almacenamiento preestablecida.
Almacenamiento
Es la función por excelencia de los almacenes: consiste en ubicar las mercancías en zonas idóneas que favorezcan su distribución y el acceso a las mismas. Esta función se realiza a través de medios fijos como estanterías mecánicas, depósitos, soportes, instalaciones y medios de transporte interno como carretillas, elevadores o cintas.
Conservación y mantenimiento
En este caso la gestión se limita a mantener la mercancía almacenada para que se conserve en perfecto estado, generalmente antes de salir al mercado. Esta función supone la aplicación de medidas contempladas en las legislaciones vigentes sobre higiene, seguridad, las normas especiales para el almacenamiento y el cuidado de cada producto. Un ejemplo de esto último lo vemos en la legislación específica para mercancías peligrosas establecidas por la Unión Europea y a la que deben acogerse los Estados que formen parte de este bloque económico.
Preparación de pedidos con destino a los almacenes regionales
Normalmente, la preparación de pedidos en un almacén debe ser efectuada en el suelo o mediante sistemas automáticos o semiautomáticos; al menos, así debería proyectarse. Esto proporciona una mayor capacidad de alojamiento, así como una mejora en la facilidad y rapidez de la operación.
La razón de que se produzcan esas dos ventajas se debe a dos factores principales:
- La posibilidad de llenar completamente los huecos de los racks, lo que evidentemente aumenta la capacidad de almacenamiento en comparación con la preparación en rack, que hace que el hueco o los huecos destinados a tal efecto estén la mayor parte del tiempo semivacíos.
- En segundo lugar, el suelo es el nivel idóneo para que el personal ejecute estas operaciones, con lo cual su rendimiento se multiplica y ello trae consigo un menor número de errores, lo que se traduce en eficiencia.
Ahora bien, para lograr el mayor rendimiento posible es necesario conocer permanentemente las necesidades del resto de los eslabones de la cadena de suministros para que los pedidos se programen con la mayor antelación posible.
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Ingeniero Industrial egresado del Instituto Tecnológico de Querétaro. Con cuatro años de experiencia en la gestión de proyectos, así como en el desarrollo de procesos orientados a la mejora continua. Apasionado por la gestión de recursos y servicio al cliente al más alto nivel de exigencia.
[…] que ya conocemos cuales con las funciones y actividades de un almacén, en el artículo de esta semana hablaremos sobre los diferentes tipos de almacenes que han ido […]